Faktúry sa budú zasielať pomocou takzvaných Digitálnych poštárov. Budú poskytovať digitálnu poštovú službu pre elektronické faktúry. Digitálny poštár zabezpečí, že vaša faktúra sa dostane k správnemu príjemcovi bezpečne a spoľahlivo. Budete potrebovať prístup k tejto službe - buď cez váš účtovný program, alebo cez webovú či mobilnú aplikáciu Digitálneho poštára. Dôležité je, že musíte byť schopní faktúry nielen posielať, ale aj prijímať. To znamená, že keď Vám je niekto zo zákona povinný poslať faktúru cez túto službu, musíte ju vedieť prijať. Digitálneho poštára si vyberiete Vy z ponuky na trhu.

Na splnenie povinnosti vyhotoviť elektronickú faktúru netreba splniť všetky tri podmienky t.j. vyhotoviť, zaslať a odovzdať potvrdenie o jej doručení zákazníkom. Lehota na vyhotovenie je splnená, ak bude elektronická faktúra vyhotovená v elektronickom formáte podľa normy do 15 dní od zdaniteľného plnenia a odovzdaná digitálnemu poštárovi (certifikovanému poskytovateľovi doručovacej služby), ktorý je faktúru podľa zákona povinný odoslať príjemcovi tovaru alebo služby. Príklad: Mne, ako účtovníkovi, pošle klient podklady 13. júna 2027, aby som vyhotovil faktúru za dodanie tovaru v tuzemsku, uskutočnené 31.mája 2027. V mene klienta splním lehotu na vyhotovenie tak, že vyhotovím elektronickú faktúru vo formáte podľa štandardu do 15 dní od zdaniteľného plnenia, t.j. napr. 13. júna 2027 s dátumom dodania tovaru 31. mája 2027 a urobím úkon, ktorým ju odovzdám svojmu digitálnemu poštárovi. Na účely zákona bola elektronická faktúra vyhotovená dňa 13. júna 2027, t.j. v zákonnej lehote, pričom na účely splnenia zákonnej povinnosti vyhotovenia elektronickej faktúry pri dodaní tovaru alebo služby netreba skúmať, kedy ju odberateľ prijal.

V čase vyhotovenia faktúry sa zároveň cez Digitálneho poštára oznámia aj údaje z faktúry Finančnej správe. Keď Digitálny poštár príjme faktúru, vyhotovovateľ má 5 dní na oznámenie údajov z nej. Dobrou správou je, že oznamovanie sa bude diať automaticky prostredníctvom zazmluvneného Digitálneho poštára - nebude to treba vykonávať manuálne. V prípade nenahlásenia údajov, alebo by nahlásenia nesprávnych údajov, či nahlásení po uplynutí lehoty, môže byť udelená pokuta až do výšky 10 000 eur. Pri opakovanom porušení môže pokuta dosiahnuť sumu až 100 000 eur. V prípade, že dotknutá osoba urobí chybu omylom (zrejmý omyl) a hneď ju opraví, pokutu nedostane. Ak preukázateľne dokáže, že zazmluvnený Digitálny poštár zlyhal a údaje boli bezodkladne oznámené po odstránení poruchy, tiež nedostane pokutu.

Vaša povinnosť oznámenia údajov ako Dodávateľa je splnená tým, že odovzdáte elektronickú faktúru svojmu digitálnemu poštárovi (certifikovanému poskytovateľovi doručovacej služby). Ten je zo zákona povinný oznámiť tieto údaje z faktúry finančnej správe. Jasným preukázaním toho, že digitálny poštár oznámil elektronickú faktúru je potvrdenie od informačného systému IS C5 Finančnej správy - Návratky z oznámenia údajov z faktúr.

Keď dotknutá osoba pošle faktúru cez Digitálneho poštára v správnom formáte, nepotrebuje na to súhlas od príjemcu. Tento systém je navrhnutý tak, aby bol jednoduchý a automatický, bez zbytočnej byrokracie. Posielať bez súhlasu možno aj počas dobrovoľnej elektronickej fakturácie od roku 2026. Stačí, ak má odberateľ platné Peppol ID - teda akoby emailovú adresu na faktúry a možno mu bez jeho predchádzajúceho súhlasu poslať faktúru aj počas roku 2026.

Od 1. januára 2027 musí byť dotknutá osoba schopná prijímať elektronické faktúry pomocu Digitálneho poštára. To znamená, že aj keď sama nemusí vystavovať elektronické faktúry (napríklad ak nie je registrovaná na DPH), musí vedieť prijať elektronickú faktúru, ak ju zo zákona musí dodávateľ poslať. Je to ako s emailom - aj keď osoba emaily neposiela, musí mať emailovú schránku a adresu, aby jej niekto mohol poslať správu.

Elektronické faktúry musí vedieť prijímať každá právnická osoba a každý podnikateľ, ktorý je zdaniteľnou osobou. To znamená napríklad: živnostníci a osoby so živnostenským oprávnením, ľudia so slobodnými povolaniami ako advokáti, notári, architekti, umelci (speváci, herci), samostatne hospodáriaci roľníci, alebo aj ľudia, ktorí prenajímajú nehnuteľnosti. Každý, kto patrí do niektorej z týchto skupín, si musí zazmluvniť Digitálneho poštára, aby mohol prijímať faktúry.

Povinnosť prijímať a vystavovať elektronické faktúry je od 1.1.2027. V roku 2026 si možno dobrovoľne vyskúšať tento systém doručovania. V roku 2026 si možno nájsť Digitálneho poštára - na portáli finančnej správy bude priebežne zverejňovaný ich zoznam. Malý podnik vystavuje či prijíma iba pár desiatok faktúr, nepotrebuje teda drahý automatický systém. Bude stačiť napríklad konto do aplikácie Digitálneho poštára odkiaľ bude možné sťahovať faktúry a zasielať ich svojmu účtovníkovi. Alebo svojmu účtovníkovi možno rovno udeliť prístup do aplikácie a odtiaľ si priamo sťahovať faktúry osobne. Dodávateľa účtovného systému sa treba spýtať, či ich systém bude vedieť vystaviť elektronickú faktúru, ktorá sa následne iba nahrá a pošle cez aplikáciu Digitalneho poštára. Treba si nájsť digitálneho poštára, ktorý vie v aplikácií aj zobrazit elektronickú faktúru v PDF formáte, aby ju bolo možné zaúčtovať aj manuálnym spôsobom, ak by dodávateľ účtovného systému nepodporoval automatický import elektronickej faktúry. Jednoduché a lacné riešenie sa oplatí pre podnikateľov do pár desiatok faktúr mesačne. Predpokladáme, že predplatné takejto jednoduchej aplikácie Digitálneho poštára nebude stáť viac ako je priemer v EU vo výške od 5 EUR - 12 EUR mesačne.

V prípade nenahlásenia údajov, alebo by nahlásenia nesprávnych údajov, či nahlásení po uplynutí lehoty, môže byť udelená pokuta až do výšky 10 000 eur. Pri opakovanom porušení môže pokuta dosiahnuť sumu až 100 000 eur. V prípade, že dotknutá osoba urobí chybu omylom (zrejmý omyl) a hneď ju opraví, pokutu nedostane. Ak preukázateľne dokáže, že zazmluvnený Digitálny poštár zlyhal a údaje boli bezodkladne oznámené po odstránení poruchy, tiež nedostane pokutu.